导入文件

系统允许导入以下类型的记录:

  • 联系人记录
  • 公司记录(只适用于销售自动化管理模块)
  • 机会记录(只适用于销售自动化管理模块)
  • 产品记录(只适用于销售自动化管理模块)

以下指南以导入一个联系人数据文件为例。

提醒

导入联系人数据文件之前,请检查系统默认数据栏位是否满足你的使用需求,或先设置自订化栏位。

如何设置自订化栏位?


步骤 1:准备你的文件

若导入外部数据到系统,请准备 逗点分隔值档案(.csv)Excel 2003(.xls) 格式的数据文件。

在上传文件前,请检查文件是否有以下常见的问题:

没有联系人名称 联系人名称是必须的,若您的源文件只有邮件地圵一栏,您可考虑把邮件栏的值复制为联系人名称栏的值。
无效的邮件地圵(A) 邮件地圵的格式需为 “xxx@xxx.com.xxx”。若一个联系人拥有多个邮件地圵,你应新增自订栏储存它们。
无效的邮件地圵(B) 一个有效的邮件地圵是不应含有空格或逗号的。
无效的电话号码 预设的电话号码 / 手机号码只容许数字,若您的数据含有特别符号或文字,请新增文字格式的自订栏。

步骤 2:进入 “导入数据” 版面

在屏幕右上方点击 工具

点击 “工具”

之后选择 导入数据

选择 “导入数据”

之后在右上角点击 导入数据 按钮开始导入文件。

点击 “导入数据”

进入 联系人 版面,点击右上角的 导入联系人 按钮。

Shortcut in “Contact” section

步骤 3:选择你想导入的文件

选择文件,以及对应的文件类型。

填充表格

提示

如果你的源文件含有表头,并且在导入数据时你选择了 “有” 表头此选项,你文件里的第一行数据将会用作数据栏位匹配。(文件表头不会导入到系统中。)

提示

你可从你的电脑或我们系统里选择源文件。若你再次导入相同的文件,你只需点击 资源库 按钮去选择你之前上传过的文件。

点击 “资源库” 按钮去查看文件。

步骤 4:自动创建目标群设置

如果你想创建一个新的目标群包含这些导入的联系人,你可以选择 新建目标群,并为它命名。

新建一个目标群包含所有导入的联系人。

如果你想将这些联系人加入到已有的目标群里,你应该选择 添加至现有目标群,之后选择一个目标群。

选择你想添加联系人的目标群

如果你只想将这些联系人导入到系统数据库中,你应该选择 不创建目标群

不创建目标群

之后点击 下一步 去做栏位配对。


步骤 5:配对栏位

将你的源文件的数据栏位与系统数据库栏位进行配对。你可以选择配对你需要的栏位,略过其它你不要的栏位。

将文件表头与系统栏位配对

提示

不导入 此栏位意味着此栏位所在的整列数据都不会导入到数据库中。


步骤 6:配对数据

在配对栏位之后,你需要选择栏位做重复数据检查。重复数据检查目的是避免将重复的数据导入数据库中。

我们会将你选择的所有栏位合并成为对比栏位再进行数据比较。如果合并后的结果为空,则对比检查无法进行,该行数据将被丢弃。

系统会优先选择 联系人邮箱手机号码 作为默认对比栏位。

如果你想更改 对比栏位,点击 更改设定

系统会自动优先选择对比栏位。点击“更改设定”去更改。

在更改设定模式中,你可以在下拉菜单里选择合适的栏位作为 对比栏位

更改栏位

提示

尽量只使用一个你的联系人的 独一无二 信息栏位作为重复数据检查的关键栏位。(例如:会员号码,邮箱地址。)

注意!

切勿使用联系人姓名作为唯一的检查栏位,因为有可能两个不同的人具有相同的名字。例如:

情况1:

联系人名称 联系人邮箱 识别为重复?
Amy Wong amywong@hotmail.com
Amy Wong wongamy@hotmail.com

因为选择了不合适的检查关键栏位导致了错误的识别结果。她们只是具有相同名字的两个不同的人。

注意!

切勿选择多个栏位作重复数据检查栏位,除非你知道你在做什么。如果你选择了多于一个栏位作为检查的关键栏位,就意味着仅当 所有 选择的栏位的记录都完全一样时,这些记录才会被视为重复。(这是“和(AND)”逻辑,而非“或(OR)”逻辑。)

例如,如果您选择联系人姓名和联系邮箱作为重复检查关键栏位:

联系人名称 联系人邮箱 识别为重复?
John john.doe@company.com
John Doe john.doe@company.com

因为选择了不合适的检查关键栏位再次导致了错误的识别结果。他们应该被视为同一人,因为通常没有两个人会有相同的电子邮箱地址。

选择重复数据检查对比栏位后,在更改设定模式中,你还可以选择当记录重复时的操作。

如果你想更新数据库里的记录,请选择 覆盖系统中重复的数据。若不是,请选择 与系统中某条记录重复时略过

系统自动选择 覆盖系统中重复的数据 作为默认操作。

当记录重复时的操作

提示

覆盖系统中重复的数据 你文件里的记录会覆盖数据库中的重复记录,所以数据库得以更新。
与系统中某条记录重复时略过 当你文件里的记录与系统数据库中的记录重复时,系统会略过你文件里的记录,不会将它们导入的数据库里。因此在数据库里的旧有记录不会被修改。

步骤 7:储存为模板

最后,你可以点击 开始导入 按钮导入数据。

点击 “开始导入”

你也可以将所有选择储存为一个新的配对模板,以便下次导入数据时使用。

输入模板名称,之后点击 “储存”

步骤 8:查看导入报告

你可以点击数据导入列表里的导入编号进入导入报告版面,查看导入进度或导入结果。

点击导入编号查看结果