匯入文件

系統允許匯入以下類型的記錄:

  • 聯絡人記錄
  • 公司記錄(只適用於銷售自動化管理模塊)
  • 機會記錄(只適用於銷售自動化管理模塊)
  • 產品記錄(只適用於銷售自動化管理模塊)

以下指南以匯入一個聯絡人數據文件為例。

提醒

匯入聯絡人數據文件之前,請檢查系統預設數據欄位是否滿足您的使用需求,或先設定自訂化欄位。

如何設定自訂化欄位?


步驟 1:準備您的文件

若匯入外部數據到系統,請準備 逗點分隔值檔案(.csv)Excel 2003(.xls)格式的數據文件。

在上傳文件前,請檢查文件是否有以下常見的問題:

沒有聯絡人名稱 聯絡人名稱是必須的,若您的原文件只有電郵地址一欄,您可考慮把電郵欄的值複製為聯絡人名稱欄的值。
無效的電郵地址 (A) 電郵地址的格式需為 “xxx@xxx.com.xxx”。若一個聯絡人擁有多個電郵地址,您應新增自訂欄儲存它們。
無效的電郵地址 (B) 一個有效的電郵地址是不應含有空格或逗號的。
無效的電話號碼 預設的電話號碼 / 手機號碼只容許數字,若您的數據含有特別符號或文字,請新增文字格式的自訂欄。

步驟 2:進入 “匯入數據” 版面

在螢幕右上方點擊 工具

點擊 “工具”

之後選擇 匯入數據

選擇 “匯入數據”

之後在右上角點擊 匯入數據 按鈕開始匯入文件。

點擊 “匯入數據”

進入 聯絡人 版面,點擊右上角的 匯入聯絡人 按鈕。

點擊在 “聯絡人” 版面的快捷鍵

步驟 3:選擇您想匯入的文件

選擇文件,以及對應的文件類型。

填充表格

提示

如果您的原文件含有表頭,並且在匯入數據時您選擇了 “有” 表頭此選項,您文件裏的第一行數據將會用作數據欄位匹配。(文件表頭不會匯入到系統中。)

提示

您可從您的電腦或我們系統裏選擇原文件。若您再次匯入相同的文件,您只需點擊 資源庫 按鈕去選擇您之前上傳過的文件。

點擊 “資源庫” 按鈕去查看文件

步驟 4:自動創建目標群設定

如果您想創建一個新的目標群包含這些匯入的聯絡人,您可以選擇 新建目標群,並為它命名。

新建一個目標群包含所有匯入的聯絡人

如果您想將這些聯絡人加入到已有的目標群裏,您應該選擇 添加至現有目標群,之後選擇一個目標群。

選擇您想添加聯絡人的目標群

如果您只想將這些聯絡人匯入到系統數據庫中,您應該選擇 不創建目標群

不創建目標群

之後點擊 下一步 去做欄位配對。


步驟 5:配對欄位

將您的原文件的數據欄位與系統數據庫欄位進行配對。您可以選擇配對您需要的欄位,略過其它您不要的欄位。

將文件表頭與系統欄位配對

提示

不匯入 此欄位意味著此欄位所在的整列數據都不會匯入到數據庫中。


步驟 6:配對數據

在配對欄位之後,您需要選擇欄位做重複數據檢查。重複數據檢查目的是避免將重復的數據匯入數據庫中。

我們會將你選擇的所有欄位合併成為對比欄位再進行數據比較。如果合併後的結果為空,則對比檢查無法進行,該行數據將被丟棄。

系統會優先選擇 聯絡人信息手提電話 作為默認對比欄位。

如果你想更改 對比欄位,點擊更改設定

系統會自動優先選擇對比欄位。點擊“更改設定”去更改。

在更改設定模式中,你可以在下拉菜單裡選擇合適的欄位作為 對比欄位

更改欄位

提示

盡量只使用一個你的聯繫人的 獨一無二 信息欄位作為重複數據檢查的關鍵欄位。(例如:會員號碼,郵箱地址。)

注意!

切勿使用聯繫人姓名作為唯一的檢查欄位,因為有可能兩個不同的人具有相同的名字。例如:

情况1:

聯絡人名稱 聯絡人郵箱 識別為重復?
Amy Wong amywong@hotmail.com
Amy Wong wongamy@hotmail.com

因為選擇了不合適的檢查關鍵欄位導致了錯誤的識別結果。她們只是具有相同名字的兩個不同的人。

注意!

切勿選擇多個欄位作重複數據檢查欄位,除非你知道你在做甚麼。如果你選擇了多於一個欄位作為檢查的關鍵欄位,就意味著僅當 所有 選擇的欄位的記錄都完全一樣時,這些記錄才會被視為重復。(這是“和(AND)”邏輯,而非“或(OR)”邏輯。)

例如,如果您選擇聯絡人姓名和聯絡人郵箱作為重復檢查關鍵欄位:

聯絡人姓名 聯絡人郵箱 識別為重復?
John john.doe@company.com
John Doe john.doe@company.com

因為選擇了不合適的檢查關鍵欄位再次導致了錯誤的識別結果。他們應該被視為同一人,因為通常沒有兩個人會有相同的電子郵箱地址。

選擇重複數據檢查關鍵欄位後,在更改設定模式中,您還可以選擇當記錄重復時的操作。

如果您想更新數據庫裏的記錄,請選擇 覆蓋系統中重復的數據。若不是,請選擇 與系統中某條記錄重復時略過

系統自動選擇 覆蓋系統中重復的數據 作為默認操作。

當記錄重復時的操作

提示

覆蓋系統中重復的數據 您文件裏的記錄會覆蓋數據庫中的重復記錄,所以數據庫得以更新。
與系統中某條記錄重復時略過 當您文件裏的記錄與系統數據庫中的記錄重復時,系統會略過您文件裏的記錄,不會將它們匯入的數據庫裏。因此在數據庫裏的舊有記錄不會被修改。

步驟 7:儲存為範本

最後,您可以點擊 開始匯入 按鈕匯入數據。

點擊 “開始匯入”

您也可以將所有選擇儲存為一個新的配對範本,以便下次匯入數據時使用。

輸入範本名稱,之後點擊 “儲存”

步驟 8:查看匯入報告

您可以點擊數據匯入列表裏的匯入編號進入匯入報告版面,查看匯入進度或匯入結果。

點擊匯入編號查看結果